〈Microsoft Excel〉실력을 더욱더 향상시키세요. 아래 링크를 통해 다른 스토리도 살펴볼 수 있습니다.

번잡한 과정 없이 예리한 분석 결과를 얻고 싶나요? 문제는 각종 수식. 〈Microsoft Excel〉의 ‘데이터 분석’ 기능을 활용해보세요. 다양한 차트와 표를 제안에 따라 생성하고, 자연어로 유용한 정보를 쉽게 추출하는 등 복잡한 분석 과정이 훨씬 간편해집니다.

수식을 작성하지 않고도 데이터 추세를 확인하는 방법을 소개합니다.

목표: 4개 지역 자전거 수리점의 매출 데이터를 분석해 추세를 파악하고 결과를 얻으세요.

예전 방식: 다양한 방식으로 데이터를 보여주고 요약하는 차트를 여러 개 생성하고, 차트별로 표를 재구성해 최적화합니다.

새로운 데이터 분석 방식: 〈Microsoft Excel〉이 차트와 표를 생성해 다양한 분석을 제공하면, 사용자는 그중에서 선택하면 됩니다.

예를 들어 아래 표 왼쪽은 자전거 수리점의 1개월 매출 데이터를 보여줍니다. (매장마다 자전거 완제품, 타이어, 수리 도구 세트를 판매하죠.)

자동 생성되는 데이터에 대한 통찰을 얻으려면 먼저 표의 아무 데나 클릭한 후, ‘홈’ 도구 막대에서 ‘데이터 분석’을 클릭합니다. 이제 〈Microsoft Excel〉이 표의 데이터를 이리저리 편집해 그 결과물을 오른쪽의 새 창에 표시하죠.

20개 이상의 결과물을 스크롤해 살펴보면 각 지역별 매출 요약, 제품별 매출 그래프, 지역별 비교 등 다양한 시각화 자료를 발견할 수 있습니다. 직접 만들었다면 족히 몇 시간은 걸렸을 자료들이죠! 참고로 데이터 분석 창에 표시된 결과물은 자동으로 업데이트되지 않으니, 표의 일부분을 변경했다면 데이터 분석 도구를 닫고 재시작해 업데이트된 결과물을 확인해야 합니다.

이러한 차트 및 차트용으로 생성된 맞춤형 데이터 표를 사이드바에서 선택해 〈Microsoft Excel〉, 〈Microsoft Word〉, 〈Microsoft PowerPoint〉 등에 사용할 수 있습니다. 특정 항목 아래의 ‘+ Insert’ 텍스트를 클릭해, 워크북의 새로운 시트에 원본 표의 관련 데이터와 함께 삽입하세요.

목표: 데이터에 관련된 질문의 답을 알아보세요.

예전 방식: 답을 계산하는 맞춤형 수식을 생성합니다. 이때 기존 표를 재구성하거나, 관련된 데이터만 포함된 표를 추가로 생성해야 할 가능성이 높습니다.

새로운 데이터 분석 방식: 자연어를 이용해 〈Microsoft Excel〉에게 질문하세요. 데이터 분석 창 상단의 텍스트 상자에 질문을 입력하면 됩니다. 위 표라면 “어느 품목의 매출이 가장 높은가?”라고 물어볼 수 있겠죠. 그러면 뒷바퀴 타이어라는 예상 밖의 답을 얻을지도 모릅니다.

다음과 같이 데이터 필드가 2개 이상 포함된 질문을 입력할 수도 있습니다. “산악자전거와 일반 자전거의 총 매출은 얼마인가?” “어느 지역의 산악자전거와 일반 자전거 판매 수량이 최소인가?” “서부 지역의 뒷바퀴 타이어와 앞바퀴 타이어 수는?” 질문할 때에는 데이터 필드 이름을 정확히 포함하는 걸 잊지 마세요.

데이터 분석 창은 데이터 필드를 분석에서 제외하는 도구와 함께, 〈Microsoft Excel〉이 각 필드를 정확히 처리하는지 확인하는 도구도 제공합니다. ‘Discover Insights’ 옆에 있는 톱니바퀴 모양 설정 버튼을 클릭해, “Which fields interest you the most?” 대화 창을 불러오세요.

자전거 수리점 사례의 경우, 데이터 분석 도구가 비수치형 필드를 정확히 식별했음을 확인할 수 있습니다. 하지만 가격 분석을 할 때, 합계가 아닌 평균 가격으로 분석하고 싶을 때도 있죠. ‘Sum’을 클릭하고 ‘Average’를 선택하세요. 이제 ‘지역별 가격은?’과 같은 질의를 입력해 지역별 평균 가격 차트를 확인할 수 있습니다.