本文為協助你強化《Excel》技巧的系列作之一。你還可以在下方找到其他文章連結。

談到資料表格的分析，大抵就是你透過多樣的公式跑上一大段時間，最後得出重要結果。而《Excel》的「分析資料」* 功能將為你產出大量建議使用的圖表和表格，並使用自然語言萃取有效資訊，藉以省去繁瑣的過程。

接著提供幾項訣竅，讓你不必編寫任何公式也能一窺資料中的趨勢：

目標：分析腳踏車維修店在四個地區的銷售資料，取得相關趨勢與解析。

常用方法：建立多個圖表來因應資料的不同視點和摘要，並針對各個圖表來重整表格，以最佳化你的表格。

「分析資料」方法：讓《Excel》幫你建立相關圖表和表格，讓你自行選擇多樣的深入解析結果。

以下方表格為例，左側顯示連鎖腳踏車維修店一個月的銷售資料。每家分店均銷售完整的腳踏車、輪胎以及保養工具組。

若要自動化的深入解析，只要按一下表格內的任一處，再按一下「常用」工具列中的「分析資料」。《Excel》就會為你拆解並分析表格內的資料，再以右側的新窗格顯示結果：

在捲動超過 20 筆分析結果的時候，你會看到地區的銷售額摘要、各款產品收入的圖表、區域比較等更多結果，而且還套用了多樣的視覺呈現內容。上述如果換成你完全手動的話，可能需要你花上數個小時。特別提醒：「分析資料」窗格內的結果並不會自動更新。如果你更改了表格內的任何欄位，請先關閉「分析資料」工具再重新開啟，才看得到更新後的結果。

此外，針對其中的任何圖表，以及針對這些圖表所建立的自訂資料表格，你都可以把它們拉出側邊欄，進一步到《Excel》、《Word》和《PowerPoint》中使用：按一下任一項目下方的「+ 插入」文字，即可把它 (連同原始表格的相關資料) 插入到活頁簿的新工作表內。

目標：找到資料相關問題的解答。

常用方法：建立任一自訂公式來計算答案。但你可能須要重新整理表格，或建立額外表格以納入相關資料。

「分析資料」方法：使用自然語言，在「分析資料」窗格頂端的文字方塊內輸入你要詢問《Excel》的問題。以上方表格為例，你可以問：「Which Item Sold had the highest Revenue? (哪項產品的銷售收入最高？)」，《Excel》就會告訴你答案是「back tires (後輪)」：

你也可以輸入多個資料欄位的查詢，例如「What is the total Revenue of Mountain Bike and Street Bike? (登山車和公路車的總收入是多少？)」、「What Region sold the least Quantity of Mountain Bike and Street Bike? (哪個地區的登山車和公路車銷售數量最少？)」，又或是「Quantity of Back Tire and Front Tire in the west Region? (西區的後輪和前輪數量為何？)」。請確實將資料欄位的實際名稱納入查詢之中。

「分析資料」窗格提供多樣工具，可以將特定欄位排除在分析之外，也能確保《Excel》正確處理了各個欄位。請點選「探索和分析資料」旁的設定 (齒輪) 按鈕，就會看到「您最感興趣的欄位是什麼？」對話方塊：

以本文的腳踏車維修店為例，「分析資料」可以正確辨識出非數值的欄位，不過你可能會要它分析「Price」的平均，而非總和。這時請按一下「Sum」並選擇「Average」，接著你就可以輸入「What is the Price by Region? (各地區的價格為何？)」等的查詢問題，然後就能看到依地區劃分的平均價格圖表。