Confirmarea contului de gazdă profesionistă și a detaliilor despre companie

Atunci când ești gazdă Airbnb sau ajuți alte persoane să întâmpine oaspeți prin intermediul platformei, este posibil să ți se solicite anumite informații, cum ar fi numele tău complet, data nașterii sau un act de identitate oficial, pentru confirmare. De asemenea, gazdelor persoane juridice li se poate solicita să furnizeze detalii despre compania lor și despre persoanele relevante din cadrul acesteia. Află mai multe despre cum stabilești dacă ești gazdă persoană fizică sau juridică.

Colectarea anumitor detalii despre companie este obligatorie conform legii, în cadrul unui proces denumit Cunoașterea clienților (KYC, Know Your Customer). Dacă există vreo informație incorectă, autorizările specifice contului tău ar putea fi limitate și este posibil să nu poți primi încasări. Dacă sunt necesare informații referitoare la contul tău, vei primi un e-mail și notificări în aplicație, cu instrucțiuni despre cum să furnizezi informațiile respective.

În unele regiuni, legea impune afișarea publică a anumitor detalii despre companie în orice anunț a cărui gazdă este o companie. După ce sunt confirmate detaliile despre companie pe care le furnizezi, anunțul tău poate fi publicat. 

Pentru mai multe informații despre modul în care utilizăm și protejăm informațiile pe care ni le trimiți, consultă Politica de confidențialitate a Airbnb. Îți recomandăm, de asemenea, să citești și normele noastre referitoare la încredere și siguranță.

Ce înseamnă când o gazdă are identitatea confirmată

Faptul că o gazdă are „identitatea confirmată” sau are o insignă ce atestă confirmarea identității înseamnă doar că persoana respectivă a furnizat informații care au fost validate. În unele cazuri, acest statut se referă la informațiile despre companie care au fost validate. Acest proces include anumite măsuri de protecție, dar nu garantează că entitatea respectivă este cine susține că este.

Când îți vom confirma contul și detaliile despre companie

Când configurezi un cont nou de gazdă, ți se va solicita să adaugi informațiile necesare în procesul KYC. În regiunile în care este obligatorie afișarea publică a detaliilor despre companie în anunțuri, este posibil să îți cerem să furnizezi detalii suplimentare despre companie atunci când creezi un anunț în calitate de gazdă persoană juridică.

Ce se întâmplă dacă nu furnizezi informațiile necesare

Dacă nu furnizezi informațiile obligatorii, riști să nu poți accepta rezervări și să nu primești încasări pentru activitățile de găzduire.

Dacă ți se solicită să furnizezi detalii suplimentare despre companie atunci când creezi un anunț, va trebui să finalizezi acest pas pentru ca anunțul să fie publicat.

Ce detalii despre companie pot fi necesare în vederea validării și vor fi afișate în anunțuri

În regiunile în care legea impune acest lucru, îți vom solicita să furnizezi informații despre compania ta, inclusiv:

• Detaliile privind înregistrarea companiei (dacă este cazul): acestea constau în țara în care este înregistrată compania, registrul unde este înregistrată și numărul de înregistrare al companiei. Află mai multe despre cum găsești detaliile de înregistrare ale companiei tale. 
• Denumirea oficială a companiei: dacă firma ta este înregistrată, această denumire ar trebui să fie cea care apare și pe certificatul de înregistrare a companiei.
• Adresa companiei: companiile înregistrate trebuie să utilizeze adresa care apare în evidențele publice. Entitățile neînregistrate trebuie să utilizeze adresa care apare în facturi și în documentele fiscale, care pot coincide cu adresa ta de domiciliu.
• Numărul de telefon și adresa de e-mail: va trebui să confirmi numărul de telefon și adresa de e-mail ale companiei folosind un cod unic pentru fiecare.
• De asemenea, ți se poate solicita să treci prin procesul de confirmare a identității.

Dacă oricare dintre informațiile despre companie se modifică în viitor sau dacă dorești să afișezi o denumire comercială personalizată pe lângă denumirea oficială a companiei, vei avea posibilitatea de a modifica detaliile companiei.

Confirmarea detaliilor despre compania ta

Te vom anunța în câteva zile dacă detaliile companiei tale au fost confirmate sau dacă mai avem nevoie de informații.

Unde afișăm detaliile companiei tale

În regiunile în care legea impune afișarea publică a informațiilor despre companie, profilul tău de gazdă și paginile anunțurilor vor conține linkul Afișează detaliile companiei. Când cineva dă clic sau apasă pe acest link, vor fi afișate detaliile companiei tale.

Ce informații sunt obligatorii în cadrul procesului de cunoaștere a clienților (KYC)?

Îți recomandăm să consulți lista de mai jos înainte de a începe, ca să înțelegi mai bine ce informații sunt necesare și cum să le introduci corect:

• Informații personale: informații despre persoana care operează contul în numele companiei.
• Compania: se consideră companie inclusiv persoanele fizice autorizate și asocierile.
• Beneficiarii reali: orice persoană care deține sau controlează direct sau indirect cel puțin 25 % din companie.
• Managerii de cont: orice altă persoană care are acces la contul de gazdă.

De asemenea, trebuie să identificăm dacă tu, orice beneficiar real al afacerii sau o altă persoană responsabilă cu controlul, gestionarea sau conducerea afacerii (dacă nu există beneficiari reali) este o persoană expusă politic (PEP) sau o rudă ori un asociat apropiat al unei astfel de persoane. Este posibil să te contactăm pentru a-ți solicita să confirmi aceste informații.

Asigură-te că ai aceste informații la îndemână înainte de a începe.

Mai pot exista câmpuri opționale în care să furnizezi:

• Data înființării sau înregistrării companiei (opțional)
• Adresa site-ului web (opțional)

Pași pentru a confirma informațiile în cadrul procesului KYC

1. Începe să adaugi informațiile necesare pentru procesul KYC.

Reține: numai gazdele ale căror informații le-am solicitat vor primi notificarea prin e-mail și în aplicație.

Sugestie: consultă bara de progres care apare după fiecare secțiune incompletă pentru a verifica unde te afli și timpul aproximativ necesar pentru a finaliza secțiunea respectivă. Dacă ai nevoie de timp suplimentar pentru a completa informațiile necesare, poți să selectezi oricând Salvează și părăsește secțiunea pentru a-ți salva progresul.

2. Alege descrierea contului

Vei găsi mai multe dale cu descrieri ale fiecărui tip de companie. Selectează opțiunea care se potrivește cel mai bine tipului tău de companie și atinge sau dă clic pe Înainte pentru a continua.

3. Adaugă informații personale

Introdu informațiile solicitate în secțiunea Confirmă-ți informațiile.

• Această secțiune trebuie să conțină detaliile persoanei care va fi responsabilă cu operarea contului de gazdă în numele companiei.
• De asemenea, persoana care operează contul trebuie să confirme că are autorizarea de a gestiona contul Airbnb în numele companiei. 
• Dacă acest rol le va reveni mai multor persoane, va trebui să alegi o singură persoană principală și să introduci detaliile acesteia. Celelalte persoane trebuie adăugate în secțiunea Manageri de cont.

4. Adaugă informații despre companie

Acum adaugă detalii despre companie în secțiunea Adaugă informații despre compania ta.

• În cazul în care compania ta este deținută de o companie-mamă, trebuie să introduci informații despre compania ta (nu despre compania-mamă).
  
• Trebuie să completezi câmpul Denumirea comercială numai dacă utilizezi o denumire comercială diferită de denumirea oficială înregistrată a companiei tale.
  • Denumirea comercială: unele companii utilizează în documentele lor și/sau pe site-ul lor web o altă denumire decât cea înregistrată . Această denumire poate fi precedată de mențiunea „trading as” (T/A) sau „doing business as” (DBA), care indică faptul că își desfășoară activitatea sub o altă denumire. Un exemplu: denumirea oficială a companiei este ABC Limited, însă își desfășoară activitatea sub denumirea Happy Holidays. 
• Dacă ești persoană fizică care desfășoară o activitate independentă de tip „sole proprietor” (SUA) sau reprezinți o asociere fără personalitate juridică de tip „partnership” (SUA) și nu ai o denumire oficială a companiei, introdu propriul nume complet sau denumirea asocierii în câmpul Denumirea oficială a companiei.

5. Adaugă beneficiarii reali

În funcție de tipul de companie pe care l-ai selectat, este posibil să te întrebăm care sunt beneficiarii reali.

• Dacă persoana care a fost introdusă în secțiunea Informații personale este și un beneficiar real, nu va trebui să introduci din nou informațiile sale; vei avea opțiunea de a selecta că această persoană este și un beneficiar real.
• Poți adăuga cel mult 4 beneficiari reali, menționând cota-parte deținută de fiecare.
• În cazul în care compania ta este deținută de o altă companie, vom avea nevoie de detalii privind proprietarii companiei respective. Dacă structura companiei este una complexă, este posibil să fie necesar să parcurgi mai multe niveluri pentru a identifica persoanele care dețin cel puțin 25 % din companie.
• Dacă nimeni nu deține sau controlează cel puțin 25 % din companie, este posibil să ți se solicite să furnizezi informații referitoare la persoana responsabilă cu administrarea companiei (de exemplu, directorul executiv sau general). Această secțiune se numește Managerul companiei și va apărea în locul secțiunii Beneficiarul real după ce declari că nu există beneficiari reali.

6. Adaugă manageri de cont

Este posibil să îți cerem informații despre orice altă persoană care gestionează contul, în secțiunea Adaugă un manager de cont. Dacă nimeni altcineva nu gestionează contul, vei avea posibilitatea de a selecta această opțiune.

După ce completezi formularul, atinge sau dă clic pe Trimite.

Ce se întâmplă după ce furnizezi informațiile necesare în procesul KYC

Următorul pas este să confirmăm aceste informații. Deși încercăm să facem acest lucru fără să te implicăm și pe tine, este posibil să îți cerem să furnizezi informații și/sau documente suplimentare în cadrul procesului de confirmare, de exemplu:

• Un act de identitate oficial valabil (care nu a expirat) pentru persoana trecută la secțiunea Informații personale. Ți se poate cere să încarci acest document în Detaliile contului, într-o secțiune care va apărea numai dacă îți solicităm actul de identitate al acestei persoane.

• Un act de identitate oficial valabil (care nu a expirat) pentru beneficiarul real sau managerul companiei (după caz). Ți se poate solicita să încarci acest document în Solicitare de informații.

• Documentația de companie din care rezultă cine sunt proprietarii companiei. Ți se poate solicita să încarci acest document în Solicitare de informații.

• Clarificări și modificări suplimentare dacă informațiile din actul tău de identitate și/sau documentație nu coincid (de exemplu, nume complete, datele de naștere). Ți se va cere să modifici aceste informații în Detaliile contului. 

Cum te vom contacta

Dacă va fi necesar să te contactăm în timpul procesului de confirmare a informațiilor tale, o vom face prin mesageria integrată și e-mail. Este important să-ți verifici frecvent mesajele de gazdă ca să accesezi linkurile pe care ți le trimitem pentru a finaliza procesul de confirmare. Dacă utilizezi un partener software (API) care oferă funcționalitatea notificărilor, vei primi aceste notificări și prin API-ul respectiv.

Linkurile pentru încărcarea documentelor

Dacă îți trimitem mesaje prin care îți solicităm documente justificative, te rugăm să urmezi linkurile din mesajele respective, primite de la echipa noastră de asistență Airbnb printre mesajele tale de gazdă. Poți accesa paginile unde se încarcă documente justificative utilizând doar următoarele linkuri:

• Actul de identitate personal, în secțiunea Informații personale: Detaliile contului

• Actul de identitate al beneficiarului real sau al managerului companiei (după caz): Solicitare de informații

• Documentul de companie, cum ar fi un document din care rezultă cine sunt proprietarii companiei: Solicitare de informații
  • În unele cazuri, este posibil să îți cerem să furnizezi un document de companie atașându-l direct la răspunsul la solicitarea noastră.

Notă: va trebui să acționezi numai dacă îți solicităm aceste documente. Dacă nu am solicitat un document, nu îți va apărea opțiunea de a-l încărca.

Ce informații transmitem

Informațiile despre compania ta sunt tratate în conformitate cu Politica de confidențialitate a Airbnb.

Este posibil să transmitem informațiile despre compania ta furnizorilor de servicii terți autorizați care ne sprijină în procesul de confirmare a companiei, de exemplu, stabilind autenticitatea informațiilor despre companie.

Cum îți utilizăm și îți gestionăm datele

Numai personalul Airbnb autorizat și furnizorii de servicii terți autorizați pot accesa informațiile pe care le trimiți. Păstrăm datele tale în conformitate cu legile aplicabile și alte prevederi legale, luând în considerare, printre altele, următoarele:

• Timpul necesar pentru îndeplinirea condițiilor privind siguranța și cele legate de combaterea fraudei
• Respectarea regulilor comunității Airbnb
• Respectarea legislației privind plățile și impozitarea

Ștergem datele cu caracter personal colectate în cadrul procesului de confirmare a companiei în conformitate cu perioadele noastre de păstrare și cu scopurile pentru care au fost colectate datele sau atunci când o cerere de ștergere este procesată în temeiul drepturilor în calitate de persoană vizată. În circumstanțe limitate, este posibil să păstrăm datele cu caracter personal din motive de conformare la lege sau din alt motiv permis în conformitate cu legislația aplicabilă.

Întrebări frecvente despre procesul de confirmare

Ce fel de acte de identitate oficiale acceptăm?

În procesul de confirmare, acceptăm majoritatea actelor de identitate emise de autorități. Află mai multe despre tipurile de acte de identitate care pot fi utilizate.

De ce a fost respins documentul pe care l-am furnizat?

Dacă nu putem efectua confirmarea folosind documentul pe care l-ai furnizat, te vom contacta pentru a-ți solicita să încarci un alt document. Iată câteva motive pentru care e posibil să nu putem utiliza un act de identitate încărcat de tine:

• A expirat.
• Este prea neclar pentru ca textul să fie lizibil.
• Nu a fost eliberat de o autoritate publică.
• Este actul de identitate al altei persoane, care nu a fost adăugată în cont (de exemplu, ai scris că persoana care operează contul este persoana A, dar ai încărcat actul de identitate al persoanei B).

Iată câteva motive pentru care e posibil să nu putem utiliza un document de companie încărcat de tine:

• Nu conține informațiile de care avem nevoie, cum ar fi identitatea persoanelor care dețin compania sau cotele-parte din companie deținute de acestea.
• Nu provine de la o sursă independentă sau nu este un document oficial.
• Documentul a expirat.

Ce fel de document de companie am putea solicita?

Este posibil să-ți cerem să ne trimiți un document din care să rezulte cine sunt proprietarii companiei. Acest document trebuie să conțină cele mai recente informații despre beneficiarii reali ai companiei, inclusiv numele complet și cotele-parte sau sumele deținute (de exemplu, acțiuni).

În cazul în care compania ta este deținută de alte entități, este posibil să solicităm și alte documente referitoare la compania-mamă ca să putem stabili cine este proprietarul final.

Ce tip de documente de companie pot încărca?

Documentele oficiale pe care poate fi necesar să le încarci depind de tipul companiei și de țara în care te afli. Documentele trebuie să conțină numele persoanei sau ale persoanelor care dețin compania.

În general, putem accepta documente de companie precum:

• Statutul societății
• Actul constitutiv
• Certificatul constatator
• Certificatul de înregistrare a societății
• Regulamentul intern al companiei
• Contractul de asociere
• Certificatul de înregistrare în scopuri de TVA

Denumirea acestor documente poate varia în funcție de țara în care este înregistrată compania. Mai jos poți găsi o listă cu exemple de documente pe care le-am putea accepta.

Unde pot să găsesc documentele de companie?

Dacă nu ești persoana responsabilă pentru completarea sau depunerea documentelor de companie, ar putea fi necesar să soliciți cuiva din organizația ta să te ajute la acest pas. De exemplu, ar putea fi necesar să te adresezi unui secretar, unui funcționar sau unui avocat al companiei.

Și co-gazdele mele vor trebui să treacă prin procesul de confirmare?

Dacă ai desemnat pe cineva drept co-gazdă pentru anunțul sau experiența ta, această persoană trebuie să-și creeze propriul cont Airbnb. În funcție de drepturile de acces pe care i le acorzi, i se poate solicita și acestei persoane să furnizeze informații despre sine, cum ar fi numele său complet, data și locul nașterii, precum și actul de identitate.

Am mai multe conturi de gazdă. Cum pot vedea pentru care dintre conturile mele aveți nevoie de informații sau documente?

Vom trimite o notificare pe adresa de e-mail asociată contului de gazdă Airbnb care trebuie confirmat.

Am mai multe conturi de gazdă și toate sunt deținute de aceeași persoană sau aceleași persoane. Sunt și alte elemente de care ar trebui să țin cont?

Dacă ai mai multe conturi de gazdă, te rugăm să iei legătura cu managerul de cont Airbnb pentru a primi informații suplimentare și asistență.

Reprezint o companie de administrare de proprietăți care oferă servicii de gazdă pentru proprietarii de spații. Ale cui informații trebuie introduse în formularul KYC?

În secțiunea Informații personale din cadrul procesului KYC, trebuie să introduci persoana care va fi responsabilă cu operarea contului de gazdă în numele companiei. Această persoană va fi probabil un angajat al companiei de administrare de proprietăți.

În secțiunea Informațiile companiei, trebuie să introduci detaliile companiei de administrare de proprietăți (cum ar fi numărul de înregistrare al companiei).

În secțiunea Beneficiarul real, trebuie să adaugi toate persoanele care dețin sau controlează mai mult de 25 % din compania de administrare de proprietăți. Dacă nimeni nu deține sau controlează mai mult de 25 % din companie, trebuie să adaugi în secțiunea Managerul companiei persoana responsabilă cu administrarea sau conducerea companiei de administrare de proprietăți, cum ar fi directorul executiv sau directorul general.

Reprezint o companie de administrare de proprietăți care oferă servicii de gazdă pentru proprietarii de spații și îi plătește pe aceștia direct din contul său de gazdă Airbnb. Trebuie să furnizez informații despre aceste încasări?

Da, dacă adaugi în secțiunea de încasări a contului de gazdă un cont bancar având un alt titular (de exemplu, proprietarul spațiului), este posibil să ți se solicite să selectezi dintr-o listă verticală rolul pe care-l are persoana respectivă. Una dintre opțiunile pe care le poți selecta este „Proprietarul spațiului”.

După finalizarea procesului de confirmare, mi se va mai solicita să furnizez informații în viitor?

E posibil să fim nevoiți să te contactăm din nou în viitor pentru a-ți mai solicita informații. Acest lucru se poate datora unei modificări apărute în contul tău (de exemplu, un angajat nou devine persoana principală care operează contul de gazdă). De asemenea, suntem obligați prin lege să efectuăm verificări periodice ale datelor pe care le deținem pentru a ne asigura că toate informațiile sunt la zi. Este posibil să te contactăm și în această situație.

Ce se întâmplă dacă nu răspund solicitărilor de a furniza documente sau informații suplimentare?

Încasările tale pot fi întrerupte până când furnizezi informațiile necesare.

Informațiile de companie s-au modificat de când am trecut prin procesul KYC, dar câmpurile din formular nu mai pot fi editate. Ce trebuie să fac?

Te rugăm să ne contactezi ca să-ți deblocăm formularul.

Cum ne poți contacta

• Firele de conversație cu echipa noastră se închid după ce se scurge un anumit număr de zile (de obicei, 30 sau 90 de zile). Dacă nu mai poți răspunde din secțiunea Mesaje la un fir de conversație referitor la procesul KYC, te rugăm să ne contactezi pentru a primi asistență suplimentară.

• Dacă te confrunți cu o problemă tehnică (de exemplu, ți-am solicitat să încarci un act de identitate, dar, când dai clic pe link, nu îți apare nicio opțiune pentru a încărca un act de identitate), te rugăm să ne contactezi pentru a primi asistență suplimentară.

• Dacă ai întrebări cu privire la procesul KYC, nu ezita să îl întrebi pe managerul tău de cont, care te va consilia cu privire la următorii pași ai procesului de confirmare.

• De asemenea, poți să ne contactezi și dacă ai orice alte întrebări.

Exemple de documente de companie

Mai jos sunt prezentate exemple de documente pe care le-am putea accepta în funcție de țara în care se află compania. Dacă nu reușești să identifici documentul pe care trebuie să îl trimiți, te rugăm să ne contactezi pentru a primi asistență suplimentară.