Erstelle geplante schnelle Antworten und sende sie automatisch an Gäste

Du möchtest eine bessere Kommunikation mit weniger Aufwand? Nutze geplante schnelle Antworten und spare Zeit, indem du automatisch Nachrichten versendest, die auf Auslösern wie einer neuen Buchung, einem Check-in oder einem Check-out basieren.

So fügst du Details hinzu, um Vorlagen zu personalisieren

Details sind Shortcuts, die für deinen Gast oder dein Inserat personalisiert werden, wenn sie in einer Nachricht verwendet werden. Die entsprechenden Informationen müssen in deinen Inseraten enthalten sein – einschließlich einiger optionaler Angaben. Andernfalls wird das entsprechende Detail in der Nachricht als nicht verfügbar angezeigt.

Geplante schnelle Antworten

Häufige Anwendungsfälle für geplante schnelle Antworten und Details (fett gedruckt) sind:

Dankesnachricht kurz nach der Buchung

• Hallo Vorname des Gastes, vielen Dank, dass du deine Buchung bestätigt hast.
• Ich freue mich, dich am Check-in-Datum um oder nach Check-in-Zeit (unsere Check-in-Zeit) zu begrüßen.
• Als kleine Erinnerung schicke ich dir auch unsere Hausregeln: Hausregeln.

Versenden einer Check-in-Erinnerung einige Tage vor Reisebeginn

• Du findest die Unterkunft an folgender Adresse: Adresse. Hier ist eine Wegbeschreibung: Wegbeschreibung.
• Das WLAN-Netzwerk heißt WLAN-Name und das Passwort lautet WLAN-Passwort.
• Lass es mich wissen, wenn du Informationen über Stadt benötigst.

Versenden einer Check-out-Erinnerung am Morgen vor dem letzten Tag des Aufenthalts

• Hier eine kurze Erinnerung, dass morgen (Check-out-Datum) der Check-out ansteht, und zwar zu einer beliebigen Zeit vor Check-out-Zeit.
• Zur Erinnerung: Dein Bestätigungscode lautet Bestätigungscode.

Nutze schnelle Antworten, um Zeit zu sparen

Du kannst in deinen Nachrichten schnelle Antworten einrichten (bei denen es sich im Prinzip um Nachrichtenvorlagen handelt), um deine Kommunikation zu häufigen Themen zu vereinfachen.

Schnelle Antworten sind kurze Nachrichten, die auf bestimmte Themen eingehen. Du kannst sie im Voraus erstellen, um sie zu senden, wenn du mit einem Gast kommunizierst. Du kannst diese Nachrichten personalisieren, indem du Details einfügst. Solche Platzhalter erfassen Informationen sowohl aus deinem Inserat als auch aus der Buchung deines Gastes, z. B. deine Hausregeln sowie den Namen und das Check-in-Datum des Gastes.

So werden geplante schnelle Antworten angewendet

Wenn du eine schnelle Antwort für ein Inserat erstellst und planst, wird sie auf aktuelle und zukünftige Buchungen angewendet. Die Zeit, zu der geplante schnelle Antworten versendet werden, richtet sich nach der Zeitzone, in der sich auch die Unterkunft befindet. Die Sprache, die du für die Vorlage festlegst, beeinflusst außerdem, wie die von dir eingegebenen Details übersetzt werden.

Schnelle Antworten werden standardmäßig nicht automatisch versendet. Du kannst aber festlegen, dass sie vor oder nach bestimmten Ereignissen gesendet werden. Du kannst jederzeit entscheiden, ob du Nachrichten überspringen, anpassen oder vorzeitig senden möchtest. Außerdem kannst du dir eine vollständige zeitliche Übersicht für jede Nachricht anzeigen lassen, die für die einzelnen Buchungen versendet wird.

Wenn du diese Vorlagen nicht automatisch, sondern manuell versenden möchtest, kannst du hier mehr über schnelle Antworten erfahren.

So erstellst du eine geplante schnelle Antwort

Nachrichten bei kurzfristigen Buchungen

Bei Last-minute-Buchungen oder Kurzzeitaufenthalten werden einige Nachrichten standardmäßig übersprungen. Wenn du diese Nachrichten immer senden und niemals überspringen möchtest, kannst du die Option Sende diese Nachricht für Last-minute-Buchungen und Kurzzeitaufenthalte aktivieren, bevor du die Vorlage speicherst. Du erhältst eine Benachrichtigung und eine E-Mail, wenn deine Nachrichten übersprungen oder zu einem nicht geplanten Zeitpunkt gesendet werden.

Hier sind zwei Beispiele:

• Wenn eine Nachricht für zwei Tage vor dem Check-in geplant ist, aber die Buchung in letzter Minute am Tag des Check-ins erfolgt:
  • Wenn die Option deaktiviert ist, wird die geplante Nachricht übersprungen.
  • Wenn die Option aktiviert ist, wird die Nachricht unmittelbar zum Zeitpunkt der Buchung gesendet.
• Wenn eine Nachricht für zwei Tage vor dem Check-out geplant ist, aber der Aufenthalt nur eine Nacht dauert:
  • Wenn die Option deaktiviert ist, wird die geplante Nachricht übersprungen.
  • Wenn die Option aktiviert ist, wird die geplante Nachricht zu der Check-in-Zeit gesendet, die du für dieses Inserat festgelegt hast.

Grundsätzlich gilt: Wenn die Option aktiviert ist, werden Nachrichten, die vor dem Check-in geplant sind, niemals übersprungen. Wir senden sie zum Zeitpunkt der Buchung, wenn der reguläre Auslöser bereits in der Vergangenheit liegt. Alle anderen Nachrichten, die normalerweise aufgrund einer Last-minute-Buchung oder eines Kurzzeitaufenthalts übersprungen werden, werden stattdessen zu der für die Unterkunft festgelegten Check-in-Zeit gesendet.

So bearbeitest du eine geplante schnelle Antwort

Zeitliche Übersicht für geplante schnelle Antworten

Du kannst zurückliegende und anstehende geplante Nachrichten überprüfen, indem du den Nachrichtenverlauf mit dem Gast und die zeitliche Übersicht für geplante schnelle Antworten aufrufst.

Du erhältst eine Liste aller geplanten schnellen Antworten, die gesendet oder übersprungen wurden, sowie der Nachrichten, die in Zukunft gesendet werden. Wenn ein Gast mehrere Buchungen hat, ist die zeitliche Übersicht für jede Buchung einklappbar.

So prüfst du geplante schnelle Antworten für eine bestimmte Buchung

So nimmst du Änderungen an einer geplanten schnellen Antwort vor, bevor sie versendet wird

Du kannst eine geplante schnelle Antwort überspringen, früher senden oder ihren Inhalt ändern, bevor sie gesendet wird, ohne dafür die Vorlage anpassen zu müssen. Nutze dafür die zeitliche Übersicht für geplante schnelle Antworten.

So löschst du eine geplante schnelle Antwort für alle Inserate

Wenn du eine Vorlage löschst, werden alle geplanten schnellen Antworten, die noch nicht gesendet wurden, für alle mit der Vorlage verbundenen Inserate entfernt.

Gastgeben mit einem Team oder Co‑Gastgeber:innen

Wenn du gemeinsam mit einem Team Gastgeber:in bist, nutzen alle Teammitglieder mit der Berechtigung zur Verwaltung von Gästen die gleichen geplanten schnellen Antworten. Alle Nachrichten werden von dem/der Eigentümer:in des Teams gesendet. Jedes Teammitglied kann anstehende geplante schnelle Antworten überspringen und bearbeiten und neue Vorlagen erstellen, die vom Team verwendet werden können. Alle schnellen Antworten, die du zuvor erstellt hast, sind jetzt in den gemeinsamen Nachrichten deines Teams verfügbar.

Wenn du mit Co‑Gastgeber:innen zusammenarbeitest, können diese über die zeitliche Übersicht der schnellen Antworten der jeweiligen Unterhaltung auf deinen Verlauf geplanter Nachrichten sowie auf deine Liste mit den anstehenden Nachrichten zugreifen. Außerdem können Co‑Gastgeber:innen anstehende geplante schnelle Antworten überspringen und bearbeiten. Deine Co‑Gastgeber:innen können auch ihre eigenen Vorlagen erstellen, bearbeiten und auf dein Inserat anwenden. Sie können deine Vorlagen jedoch nicht aufrufen oder bearbeiten, da schnelle Antworten von Gastgeber:innen und Co‑Gastgeber:innen nicht gemeinsam genutzt werden.

Suche in der zeitlichen Übersicht nach dem Tag „Geplant von“, um mehr über die Details deiner geplanten schnellen Antworten zu erfahren, einschließlich der Nachrichten, die von Co‑Gastgeber:innen oder einem Team erstellt wurden.